INTRODUCCIÓN Y OBJETO
De conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”), ASOCIACIÓN VENTANILLA ÚNICA DIGITAL (“VUD”, la “Organización” o la “Asociación”), ha implantado un Canal de Información (el “Canal”), que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Asociación y se dirige a fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado en VUD.
A través del nuevo Canal, cualquier persona vinculada a la Asociación podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a su normativa interna, aquellas que resulten contrarias a lo establecido en la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud, conductas sospechosas de un ilícito penal o infracciones del derecho de la Unión Europea con relación sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización.
A través del Canal podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal. VUD integra en el presente Canal todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha, así como ha designado un Responsable del Canal de Información (el “Responsable del Canal”) para la gestión del mismo.
VUD, ha externalizado la gestión del Canal a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la Sociedad Klab Corporate Project Management, S.L., garantizando con ello que los datos se almacenen en un servidor ajeno a la Organización.
El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal se encuentra establecido en el Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Canal Información de VUD (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías y principios que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.
FUNCIONAMIENTO DEL CANAL
Al acceder al Canal debe cumplimentarse un formulario para registrar la comunicación, en el que se recogerán conductas sospechosas de ser contrarias a la ley, referidas en el punto uno de la presente Política o a la normativa de la Organización. Además, a través del Canal podrá solicitarse por el Informante una reunión presencial con el Responsable del Canal para realizar dicha comunicación de manera presencial, siempre que la misma no sea anónima.
En el caso de comunicaciones anónimas, al cumplimentar el formulario no deben reflejarse datos que puedan identificar al Informante. Debe tenerse en cuenta que en la interposición de una comunicación anónima se genera un código de seguimiento del que deberá tomar nota a los efectos de poder conocer posteriormente el estado de su comunicación y hacer el seguimiento.
Al interponer la comunicación pueden adjuntarse cuantas pruebas considere el Informante oportunas, en cualquier formato, así como imágenes, videos o documentos que apoyen o prueben los hechos comunicados.
Todas las comunicaciones serán estudiadas por el Responsable del Canal, quien podrá decidir denegar la comunicación, resolverla o si se trata de informaciones que pertenece al ámbito material de la Ley 2/2023 iniciar una investigación interna.
GARANTÍAS DEL CANAL DE VUD
Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Canal y de la investigación de las comunicaciones, guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
Anonimato: el Canal de VUD permite al Informante trasladar comunicaciones de forma anónima.
Independencia y autonomía: el Responsable del Canal designado por la Junta Directiva de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Canal.
Conflictos de Intereses: el Canal establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
Protección ante represalias: VUD protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos referidos en el apartado primero de la presente Política.
Derechos de defensa y presunción de inocencia: VUD garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Canal y en la investigación de las comunicaciones.
PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera oportuno, se le solicitará información adicional.
La persona Afectada tiene derecho a que se el informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Canal con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
Al finalizar la investigación, el Responsable del Canal realizará un informe que, en el supuesto de tratarse de una sospecha de ilícito penal se remitirá a la Junta Directiva, y en el resto de comunicaciones del ámbito de la Ley 2/2023, se remitirá a la Dirección General de la Asociación, a los efectos de que puedan adoptarse las medidas oportunas, en los términos establecidos en el apartado 7.2 del Procedimiento.
Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que se configura como canal externo la denominada Autoridad Independiente de Protección del Informante, dependiente del Ministerio de Justicia, quien será competente para la recepción y comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
PROTECCIÓN DE DATOS
La información y los datos personales que el informante facilite a través de este Canal será tratada por la Organización, con la finalidad de gestionar la comunicación realizada, investigar, tramitar y en su caso resolver el potencial incumplimiento de la ley y/o normativa por la misma. Los datos se tratarán en base al cumplimiento de la obligación legal establecida en la normativa aplicable, por el interés público y el interés legítimo de la Organización. Los datos del informante no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para la resolución de la comunicación
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose a lopd@ventanillaunica.digital acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante el Delegado de Protección de Datos de la Asociación.
ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política será revisada y actualizada cuando resulte procedente, a propuesta del Responsable del Canal, con el fin de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que se sucedan o cambios en el modelo de negocio de VUD, garantizando en todo caso su efectiva implantación.
